Review Jurnal: Pengukuran Kesiapan implementasi sistem manajemen pengetahuan di PDII LIPI berdasarkan faktor manusia dan struktur organisasi

Pengukuran Kesiapan implementasi sistem manajemen pengetahuan di PDII LIPI berdasarkan faktor manusia dan struktur organisasi

oleh Samhuri Ikbal Pradana, Amelia Kurniawati, Nia Ambarsari

Abstrak

 

Pengetahuan adalah campuran fluida dari pengalaman berbingkai, nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang menyediakan kerangka kerja untuk menciptakan nilai dalam organisasi dan memberikan keunggulan kompetitif.  Ketika individu kunci itu meninggalkan organ, pengetahuan akan hilang dan keunggulan kompetitif organisasi akan hilang. Knowledge Management System (KMS) adalah sistem informasi yang diterapkan untuk mengelola pengetahuan organisasi dengan mendukung dan meningkatkan proses organisasi penciptaan pengetahuan, penyimpanan/pengambilan, transfer dan aplikasi. Dalam penerapan Sistem Manajemen Pengetahuan, organisasi membutuhkan sejumlah besar pengaturan seperti struktur organisasi dan orang-orang.
Penelitian ini akan menghitung tingkat kesiapan pelaksanaan KMS di PDII LIPI berdasarkan konsep people and organization structure dengan data kuesioner dan proses hierarki analitis untuk pembobotan prioritas. Output penelitian ini akan digunakan untuk mengevaluasi dan memberikan rekomendasi bagi PDII LIPI untuk melaksanakan KMS. Dari pengolahan kuesioner, skor struktur orang dan organisasi adalah 3,272 dan 2,818 sehingga kesimpulan untuk kedua faktor berada  di tingkat 'tidak siap membutuhkan beberapa pekerjaan'. Dari proses hierarki analitis, implementasi sistem manajemen membaca bobot prioritas konsep diekstraksi.   Konsep orang (84,6%) lebih penting daripada struktur organisasi (15,4%).

 

Pendahuluan

 

• Knowledge Management System (KMS) adalah sistem informasi yang diterapkan untuk mengelola pengetahuan organisasi dengan mendukung dan meningkatkan proses organisasi penciptaan pengetahuan, penyimpanan / pengambilan, transfer dan aplikasi
• Tujuan utama dari KMS adalah untuk memfasilitasi berbagi dan integrasi pengetahuan.
• Menurut Frost, faktor kegagalan KMS termasuk kurangnya indikator kinerja dan manfaat terukur; dukungan manajemen yang tidak memadai; perencanaan, desain, koordinasi, dan evaluasi yang tidak tepat; keterampilan manajer dan pekerja pengetahuan yang tidak memadai; dan budaya organisasi.
• Dalam menerapkan sistem manajemen pengetahuan, harus ada beberapa upaya untuk mengidentifikasi kesiapan aset pengetahuan organisasi sehingga organisasi dapat mewujudkan potensi kemunduran dan melakukan pencegahan dengan memanfaatkannya.

·       Tabel Perbandingan Setiap Faktor Kesiapan Manajemen Pengetahuan (diambil dari penelitian sebelumnya)

·       

 

Dari tabel di atas, faktor penting dari sistem manajemen pengetahuan adalah budaya organisasi, struktur organisasi, orang, infrastruktur TI dan proses.

 

·       Pusat  Dokumentasi dan  Informasi Ilmiah (PDII) merupakan salah satu lembaga dalam organisasi Lembaga  Ilmu Pengetahuan Indonesia  (LIPI), yang menyangkut dalam membuat dan mengembangkan layanan dokumen informasi ilmiah berbasis kebijakan LIPI.

·       PDII LIPI ingin menjadi lembaga terdepan di bidang dokumentasi dan informasi dokumen berbasis keilmuan dan teknologi dalam rangka membangun masyarakat yang kreatif, cerdas, inovatif dan dinamis. 

·       Untuk mewujudkan tujuan organisasi ini, didukung oleh 150 karyawan, 45% dari jumlah ini memiliki posisi fungsional pustakawan, arsiparis, peneliti, manajer, hubungan masyarakat, sumber daya manusia dan teknisi  komputer.

·       Penelitian ini akan mengidentifikasi kesiapan implementasi sistem manajemen pengetahuan PDII LIPI dan memberikan rekomendasi persiapan tambahan yang harus dilakukan PDII LIPI agar siap dalam pelaksanaan KMS.

 

Metodologi Penelitian

 

Tabel di atas menunjukkan konsep dan indikator yang digunakan dalam penelitian ini untuk menilai tingkat kesiapan pelaksanaan KMS di PDII LIPI.  Indikator setiap dimensi dalam Tabel 2 didefinisikan berdasarkan penelitian sebelumnya dalam Tabel 1. 

• Keterampilan Berbentuk T : beragam pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi yang dimiliki oleh seseorang, di mana pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi ini dapat dikombinasikan dengan disiplin lainnya, sehingga akan menghasilkan pengetahuan baru, dan orang semacam ini akan berbagi pengetahuan kepada orang lain dalam organisasi.

·       Persyaratan Tugas Keterampilan dan Kemampuan Individu : Kompatibilitas antara keterampilan dan pengetahuan individu dengan kebutuhan yang harus dimiliki untuk menyelesaikan tugas terutama untuk melakukan siklus manajemen pengetahuan. 

·       Expectancy : KM Tingkat kemudahan yang terkait dengan keterlibatan dalam proses KM.

·       Harapan Kinerja: Manajemen Pengetahuan adalah gelar yang diyakini seseorangpenciptaan dan berbagi pengetahuan dalam proses yang melibatkan dalam proses KM akan membantunya untuk mencapai keuntungan dalam kinerja pekerjaan.

·       Iklim Unit Kerja : Harapan dan hubungan di antara unit kerja yang terlibat dalam siklus manajemen pengetahuan dan mempengaruhinya.

·       Motivasi : Trend dalam  behavior orang-orang dalam organisasi untuk mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu. Perilaku  tersebut  dapat menimbulkan, mengarahkan, dan mengatur  perilaku  orang-orang dalam organisasi, terutama dalam melaksanakan proses KM dalam kegiatan sehari-hari

·       Leadership: perilaku  pemimpin dalam sebuah organisasi dalam memberikan arahan kepada seluruh orang dalam organisasi dan mendorong mereka untuk menerapkan proses KM

·       Metode pengambilan data menggunakan kuesioner

 

 

 

• Data dianalisis menggunakan skala Aydin dan Tasci.
• Instrumen Aydin  dan Tasci  dibentuk untuk membantu pengguna mensurvei kesiapan implementasi KMS dalam sebuah organisasi.

·       Jawaban  responden akan dihasilkan di kisaran 1 hingga 5 poin. 

·       

·       Baris pertama dari atas mewakili skor kesiapan KMS berdasarkan pemrosesan data. Baris kedua mewakili setiap kategori tingkat kesiapan. Skor yang diharapkan bagi organisasi untuk menjadi siap menerapkan sistem manajemen pengetahuan adalah 3.41. 

Hasil dan Kesimpulan

·       Untuk menjadi alat ukur yang baik, kuesioner validitas data dan uji keandalan. Data dikumpulkan dari tiga departemen utama lembaga dan mengumpulkan 41 data.

·       tes validasi dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah itu kuesioner dari penelitian ini valid untuk menjadi instrumen pengukuran dengan menemukan korelasi setiap skor dari jawaban responden dan skor total variabelnya

·       Kuesioner lulus uji validitas konstruksi dengan belajar dari penelitian sebelumnya, berkonsultasi dengan ahli dan melakukan uji validitas hingga 30 sampel dari populasi

·       Uji validitas konten terbukti valid karena semua indikator menunjukan angka lebih dari batasnya yaitu 0,467

·       Uji keandalan juga terbukti handal karena semua indikator menunjukkan angka lebih dari batasnya yaitu 0,7

·       

·       Kuesioner yang valid dan dapat diandalkan kesiapan implementasi KMS di PDII LIPI dengan 38 pertanyaan indikator diubah menjadi data interval menggunakan metode interval berturut-turut

·       Rata-rata hasil setiap indikator akan menjadi nilai kesiapan pelaksanaan KMS di PDII LIPI

·       Dari Gambar, nilai Implementasi Kesiapan KMS pada dimensi orang adalah 3,272. Dalam kisaran 2,6 hingga 3.4 tingkat kesiapan berdasarkan Aydin dan Tasci  adalah "tidak siap membutuhkan beberapa pekerjaan"

·       Artinya beberapa penyesuaian  harus dilakukan agar siap pelaksanaan KMS.

·       

·       Gambar di atas menunjukkan skor kesiapan PDII LIPI dalam dimensi struktur organisasi.

·       nilai Pelaksanaan Kesiapan KMS dalam struktur organisasi dimension adalah 2,818. Dalam kisaran 2,6 hingga 3,4 tingkat kesiapan berdasarkan Aydin dan  Tasci  "tidak siap membutuhkan beberapa pekerjaan"

·       Artinya  beberapa penyesuaian harus dilakukan agar siap pelaksanaan KMS

 

Hasil dan Kesimpulan

 

·       Kuesioner Proses Hierarki Analitis dikumpulkan dari dua ahli PDII LIPI

·       Ada 3 fokus utama pembobotan prioritas penelitian ini yaitu knowledge management enabler, dimensi konsep orang dan dimensi organisasi structure concept

·       untuk PDII LIPI konsep rakyat lebih important dari struktur organisasi. Untuk konsep orang dimensi yang paling penting adalah keterampilan berbentuk T

 

Rekomendasi

 

·       PDII harus menunjuk posisi manajemen pengetahuan sebagai Chief Knowledge Officer (CKO) yang memiliki beberapa tanggung jawab seperti mempromosikan dan memperkenalkan sistem manajemen pengetahuan dan manfaatnya, mengkoordinasikan pelatihan manajemen pengetahuan baik untuk tingkat manajemen maupun bagi karyawan serta menghubungkan manajemen dan karyawan dengan mengumpulkan masukan bagi KMS dari karyawan dan memotivasi karyawan untuk berkontribusi dalam proyek manajemen pengetahuan

·       PDII harus mendefinisikan manajemen pengetahuan organisasi strategy seperti visi, misi, indikator kinerja dan prosedur sesederhana mungkin untuk mengurangi kompleksitas dan formalitas

·       Mendokumentasikan strategi dengan cara-cara yang akan disadari karyawan seperti buku manual, poster, spanduk atau bingkai dan penyelenggaraan forum manajemen pengetahuan berorientasi employee penting untuk meningkatkan tingkat kesiapan

·       PDII harus memberikan mekanisme rewarding bagi mereka yang berprestasi dalam partisipasi proses manajemen pengetahuan imbalan informal seperti mengenal karyawan manajemen  dari lencana atau frame atau imbalan formal seperti insentif untuk mengevaluasi kinerja sistem manajemen pengetahuan